قبل از حل اتوماسیون فرآیند تجارت ، گلوگاه ها را برطرف کنید


اگر یک عملیات تجاری وجود داشته باشد ، این است که هیچ چیز بی حرکت نمی ماند. این بدان معناست که فرآیندهای تجاری ، که ممکن است در روز اول زمانی که برای اولین بار مستند شده اند معتبر بوده اند ، به محض اینکه افراد شروع به پیگیری آنها می کنند ، تکامل می یابند.

شروع هر طرح ابتکاری فرآیند کسب و کار مستلزم درک نحوه اجرای فرآیندهای تجاری در حال حاضر است.

نلسون پتراشك ، CTO در نرم افزار Tibco ، می گوید: «افراد اگر فرصتی برای آنها فراهم شود تمایل دارند كه میانبرهایی را پیدا كنند ، یا ممكن است راه های خلاقانه ای برای دور زدن مراحل یا كارهایی كه غیر ضروری یا گلوگاه به نظر می رسند پیدا كنند. کلاهبرداری و سایر فعالیتهای نامطلوب نیز ممکن است بر اجرای فرایند در سازمانها یا سازمانها تأثیر بگذارد. “

پتراشک توصیه می کند ، هنگام بررسی چگونگی خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار ، نقطه شروع هر استراتژی بهینه سازی درک چنین رفتارهایی است. بدون این دیدگاه ، پتراشک می گوید نه تنها شناسایی روشهای مناسب برای بهینه سازی ، بلکه اندازه گیری و محک زدن هرگونه بهبود در مقایسه با یک خط مبنا بسیار دشوار است.

استخراج فرآیند ، که در آن سیاهههای مربوط به سیستم و برنامه ها تجزیه و تحلیل می شود ، سازمان ها را قادر می سازد تا فرآیندهای واقعی و استفاده از منابع را کشف کنند. پتراشک می گوید ، با استفاده از مدل های تحلیلی مرتبط با این داده ها ، سازمان ها می توانند انواع ، الگوها و گلوگاه ها را در فرآیندهای تجاری خود درک کنند. این تجزیه و تحلیل تصمیماتی را که آنها سپس در مورد اولویت بندی بهینه سازی فرآیند کسب و کار اتخاذ می کنند ، اطلاع می دهد.

وی می گوید: “با توجه به تعداد منابع داده ای که ممکن است لازم باشد در آنالیزها گنجانده شود ، استفاده از مکانیزم های مجتمع سازی یا مجازی سازی داده ها به عنوان راهی برای دسترسی به داده ها نیز می تواند مفید باشد.” “این نیاز به تعداد زیادی اتصال نقطه به نقطه را از بین می برد و یک لایه انتزاعی بین قابلیت استخراج فرآیند و سیستم های منبع اصلی ایجاد می کند.”

تکنیک دیگری برای درک چگونگی کار فرآیندهای کسب و کار از سازنده خودرو تویوتا – نقشه برداری جریان ارزش (VSM). آکشای آناند ، سفیر محصولات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات و مبشر در Axelos ، می گوید که در زمینه تولید ، VSM برای به تصویر کشیدن جریان مواد و اطلاعات از یک قسمت کارخانه به قسمت دیگر استفاده می شود.

وی می گوید ، در سال های اخیر ، VSM در جامعه فناوری اطلاعات جذاب شده است. چارچوب ها و رویکردهای IT ، از ITIL 4 و IT4IT گرفته تا DevOps ، در مورد کاربرد VSM صحبت می کنند. آناند می گوید که معمولاً برای شناسایی جریان کار و ارزش مانند بلیط های پشتیبانی ، درخواست ها ، کد در دست توسعه و سایر مصنوعات دانش مورد استفاده قرار می گیرد. وی می افزاید: این مصنوعات معادل آنچه تویوتا به عنوان “مواد” توصیف می کند.

آناند می گوید: “قدرت VSM در توانایی آن برای ردیابی کار از زمان شناسایی تا مرحله تکمیل است.” “با اجرای کارگاه های مشترک ، ذینفعان می توانند درک بهتری از کارهایی که در تیم ها یا بخش های دیگر انجام می شود ، به دست آورند.”

این ، او می گوید ، این سازمان را قادر می سازد تا مشخص کند که یک قطعه از کار مانند بلیط پشتیبانی ، درخواست یا کار دیگری قبل از شروع کار شخصی در انتظار چه مدت است ، در مقابل مدت زمانی که برای انجام آن لازم است. آناند خاطرنشان می کند که چنین تحلیلی به مردم یادآوری می کند که سرعت انجام کار ، سرعت کار آهسته ترین پیوند است.

وی می گوید: “اگرچه اتوماسیون می تواند در بهره وری ، كیفیت و سرعت پیشرفت چشمگیری داشته باشد ، اما اگر تنگناها و محدودیت ها برطرف نشود ، بعید به نظر می رسد.”

رفع گلوگاه ها و مدرن سازی

کسب و کار استخراج گرانیت خانوادگی ، کوزنتینو نمونه ای از کسب و کار است که مراحل ارزیابی و کار در اطراف گلوگاه هایی را که مانع از کارایی بیشتر آن می شود ، طی می کند.

این شرکت طی سه سال گذشته در حال تحریک دیجیتال بوده است و نقشه برداری از فرایندهای تجاری و بهینه سازی آنها بخشی اصلی از طرح تحول دیجیتال برای حمایت از گسترش شرکت است.

فقط در مدت 40 سال ، و در حالی که خانوادگی باقی مانده بود ، این شرکت از یک معدن سنگ مرمر محلی با 17 کارمند به یک تجارت در 32 کشور تبدیل شده است. پیشرفت در یک تجارت واقعی جهانی مستلزم بهبود روش کار و فعالیت افراد آن است. Rui Novais ، مدیر IT در Cosentino می گوید ، این منجر به کار IT در پروژه های بهینه سازی فرآیند کسب و کار شده است.

او می گوید: “فرآیندهای زیادی وجود دارد که صاحبان مشاغل برای بهبود روش کار درخواست می کنند.”

Novais می گوید این شرکت اغلب به دنبال ایجاد رویکردهای ساختار یافته تر برای فرآیندهای موجود تجاری است. IT همچنین در حال یافتن فرصت هایی برای استفاده از فناوری برای بهبود فرایندها با شناسایی نقاط درد و روش های کار در اطراف آنها است.

به عنوان مثال ، او می گوید این شرکت فرآیند پردازش کارکنان خود را که قبلاً بدون ساختار بود ، بهینه سازی کرد. این کار چندین نفر را درگیر این فرآیند می کرد و قبلاً هفت روز طول می کشید تا استخدام جدید به طور کامل انجام شود.

Novais در توصیف روشی که شرکت برای بهینه سازی فرآیند در پیش گرفت ، می گوید: “ما با قلم و کاغذ کار تعریف کار را شروع کردیم ، سپس با استفاده از Tibco آن را مدل سازی کردیم ، تا خلأهایی را در نحوه کار شناسایی کنیم و آنچه را که می خواستیم بدست آوریم توصیف کنیم.”

هدف کلی فرآیند پردازش کارکنان این بود که کارمندان جدید تمام برنامه های لازم برای شغل خود را در Cosentino دریافت کنند.

در صورت انجام فرآیندهای جدید و بهبود یافته کسب و کار در صورتی موفقیت آمیز است که شخصی از این تجارت بتواند پیروز این تغییر باشد. نواویس اضافه می کند: “نشان دادن کارآیی به کسی آسان نیست”.

کوزنتینو کاربران کلیدی را شناسایی کرد که می توانند به دیگران کمک کنند تا درک کنند که روند کار چگونه کار آنها را بهبود می بخشد. Novais می گوید از داشبورد برای کمک به شرکت در ارزیابی فرایندهای تجاری برای درک تنگناها استفاده می شود. وی می افزاید: “ما می توانیم فرآیندها را به طور منظم بررسی کنیم.”

این شرکت یک استراتژی ابری مبتنی بر Microsoft Azure و ابر Tibco دارد و به طور فعال در حال ساخت برنامه هایی است که سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی SAP (ERP) قدیمی خود را گسترش می دهد. به عنوان مثال ، Novais می گوید که کوزنتینو در حال استخراج داده ها از ERP برای یک فرایند جدید خرید و پرداخت در خارج از ERP است. سپس این امر برای به روز نگه داشتن ERP مجدداً وارد SAP می شود.

افزودن هوش

در حالی که مدرنیزاسیون برنامه ها مرحله کلیدی در بهینه سازی فرآیند کسب و کار برای کاهش فرآیندهای دستی است ، مرحله بعدی افزودن هوش است. رابرت جی بوش ، معاون ارشد رئیس وام های مسکن در بانک می گوید ، این همان کاری است که Citizens Bank شروع به انجام آن کرده است.

“ما با Infosys همکاری کردیم تا از هوش مصنوعی کاربردی آن استفاده کنیم [artificial intelligence] توانایی ها و هوشمندانه خودکار استخراج اطلاعات وام و فرآیند حسابرسی خودکار است. ” “با کاهش قابل توجه تلاش دستی و کار مجدد ، ما می توانیم به سرعت نمونه کارهای جدید وام را تجربه کرده و تجربه مشتری را افزایش دهیم.”

شرکت بیمه داخلی فرانسه Covéa با استفاده از یک ابزار تهیه Ivalua ، روند خرید خود را کاملاً دیجیتالی کرده است. اگرچه این شرکت از سال 2012 مشتری ایوالوا بوده است ، سیلوی نوئل ، مدیر ارشد تدارکات در Covéa ، می گوید این شرکت اخیراً امضاهای الکترونیکی را روانه بازار کرده است ، که این یک روند دستی دیگر را حذف می کند.

این شرکت همچنین پروژه های آزمایشی را در زمینه تأمین منابع شناختی آغاز کرده است ، که در آن چت بات ها و خلاصه قرارداد هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی به طور خودکار داده ها و شرایط مربوطه را از قرارداد استخراج کرده و در یک صفحه خلاصه برای بررسی یا ورود به سیستم ارائه می دهند.

هوش مصنوعی در واقع می تواند به عنوان بخشی از استراتژی بهینه سازی فرآیند تجارت استفاده شود. اما همانطور که آناند Axelos اشاره می کند ، اتوماسیون هوشمند لزوماً مشکلات اساسی را برطرف نمی کند.

در مقاله ای که در سال 2019 منتشر شد ، شرکای ارشد مک کینزی ، الکس ادلیچ و ویک سوهونی ، به جای استفاده از اتوماسیون به عنوان راه حل سریع ، در مورد شایستگی پرداختن به یک نقطه درد در یک فرآیند تجاری بحث کردند. آنها نوشتند: “در نظر گرفتن نتیجه نهایی به نتیجه لازم و اندازه گیری میزان تولید بهتر از استفاده از Band-Aid رباتیک در یک نقطه درد خاص است.”

“این بدان معنا نیست که برخی از نقاط درد وجود ندارد که باید بلافاصله مورد توجه قرار گیرد ، اما این که در مقیاس ، استفاده از هزاران ربات همیشه بهترین پاسخ نیست. بهتر است بدانید که هدف مورد نظر چیست و سپس دریابید که رباتها چگونه می توانند (یا نمی توانند) کمک کنند. این غالباً به معنای همکاری و هماهنگی با سیلوهای دیگر یا ایجاد یک گروه مدیریت فرآیند تجارت است. “


منبع: tadrisriazi-news.ir

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>